Taller Práctico de Planeación de Eventos
Taller Práctico de
Planeación de Eventos
Por
Stiven Tobón
Duvian Gómez
Estudiantes de Tecnología
en Producción Industrial y Mecánica Industrial
Último semestre
Asignatura
Gestión Empresarial
Docente
Janeth Daly Ramirez Gomez
Institución Universitaria
Pascual Bravo
Medellín, 2021
CONTENIDO
Introducción
Planeación de la Sexta feria de robótica y drones de la Institución Universitaria Pascual Bravo
Factores críticos de éxito en la gestión de los grandes eventos deportivos
Secciones en que se divide el documento
Beneficios que reciben las ciudades anfitrionas desde el punto de vista de los stakeholders
Gráfica del proceso administrativo que se describe
Descripción de los factores críticos de éxito agrupados desde el ciclo del proceso administrativo.
Glosario
Referencias
INTRODUCCIÓN
Las normas que rigen nuestra sociedad van más allá de ser un simple escrito designado para cierto grupo social. Son la base para que exista un conducto regular, un orden y también otorga disciplina a las organizaciones y personas involucradas en cualquier tipo de actividad que deseen emprender, desarrollar o plantear. Las normas son la base del éxito, pues lo que ayuda a la plena ejecución de un proyecto, son las normas diseñadas para dicha actividad y ayudan también a la gestión de su exitosa utilización de los recursos que se van a emplear, sean tangibles o intangibles; dándole un sentido mucho más amplio y profundo al proyecto que se desea desarrollar y otorgando un gran valor al producto final.
En este documento entonces, presentaremos unas normas designadas para la planeación, ejecución y evaluación de proyectos. Es una norma conocida y reconocida como “Norma Técnica Sectorial NTS OPC-001” que plantea la forma en que se deben desarrollar desde su etapa inicial hasta su culminación en la fase productiva un proyecto de cualquier índole. Haremos la exposición pues, de la Norma Técnica Sectorial con un ejemplo propuesto por docencia en que se nos sugiere desarrollarlo con base en la “Sexta Feria de robótica y drones de la Institución Universitaria Pascual Bravo”, exponiendo la norma respectivamente hasta el numeral seis.
Finalizando el ejercicio práctico con una profundización de la planeación de grandes eventos deportivos, enlazado a la norma técnica sectorial a modo de ejemplo. Donde poco a poco se irán desarrollando los cuestionamientos planteados por la docencia
SEXTA FERIA DE ROBÓTICA Y DRONES
DE LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA PASCUAL BRAVO
Objetivo
Planear, gestionar y desarrollar la Sexta feria de robótica y drones de la institución universitaria Pascual Bravo según norma técnica sectorial estableciendo los requisitos de calidad que se deben cumplir para el pleno desarrollo de las actividades bajo el marco de desarrollo de proyectos generando un impacto a nivel social a largo plazo.
Alcance
La feria, tendrá como principales participantes y anfitriones, grupos de investigación de la Institución Universitaria Pascual Bravo. También tendrá de igual forma grupos sólidos de universidades privadas locales como invitados. Esta feria traerá organizaciones tecnológicas extranjeras interesadas en obtener los proyectos y productos desarrollados por los diferentes grupos de investigación. Los invitados principales vendrán de Institutos de Tecnología de países como China, Canadá, Estados Unidos de América, Ecuador, Chile y México, Australia, Argentina.
Esta feria, traerá un alto impacto a la economía no solo de los grupos de investigación que expondrán sus desarrollos, sino a nivel local y nacional. Trayendo un aumento en el turismo y el mejoramiento de la infraestructura local como resultado final.
REQUISITOS GENERALES
Organización del evento
Antes de tener en cuenta la locación de la feria de Robótica y drones de la institución universitaria Pascual Bravo, debemos tener bien definido de qué manera vamos a promocionar el evento.
Entonces teniendo en cuenta lo anterior se planea promocionar el evento por canales nacionales e internacionales de televisión, redes sociales como Twitter, Facebook y la prensa. Es importante generar la mayor visibilidad posible al evento, pues se busca al culminar la feria, generar un impacto en la forma como se ve la tecnología en la ciudad, en las universidades locales, en los países invitados y se espera un aumento del turismo a largo plazo.
Gestión del evento
Los invitados especiales a esta feria, serán de diferentes países que quieran apostar al avance tecnológico de sus organizaciones, arriesgándose a probar diferentes fuentes de información, tecnología e infraestructura externas a sus países y localidades.
En la lista de países invitados temenos:
China
Estados Unidos de América
Ecuador
México
Canadá
Chile
Australia
Argentina
Se espera tener un gran aforo de organizaciones de cada país, así como de invitados locales y otros tantos internacionales que van en busca de un proyecto perfecto para sus organizaciones.
COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
Objetivos de planeación de la feria
Desarrollar una programación de actividades encaminadas al cumplimiento del objetivo general de la feria para dar cumplimiento a las actividades planteadas desde planeación
Adecuar el espacio con altos estándares de calidad, limpieza, contra cualquier riesgo y brindando la mayor seguridad a nuestros invitados como sea posible.
Brindar un espacio limpio, sostenible y con altos estándares de calidad en los espacios que ocuparán los invitados internacionales y locales.
TIPO DE EVENTO
Este evento, será denominado Feria. Cuyo objetivo es brindar una prestación de servicios con aras de comercializar servicios y productos a nivel tecnológico.
Según (NTS OPC-001) se define feria como “evento donde se exponen bienes y/o servicios por un tiempo determinado en un mismo recinto a un grupo de personas interesadas, con el fin de estimular las relaciones comerciales”.
Se espera tener disponibilidad de las instalaciones que comprenden la institución universitaria Pascual Bravo a fin de dar cumplimiento del aforo máximo de personas, asistentes, invitados, curiosos y delegaciones locales y demás funcionarios esenciales en la gestión de la calidad y cumplimiento de la seguridad. Que en total podría sumar alrededor de dos mil personas según se tiene presupuestado.
DURACIÓN
Según la programación ya desarrollada, la feria tendrá una duración de una semana. Del 01 de septiembre de 2021 al 08 de septiembre de 2021. Con un horario extendido desde las 9:00 AM hasta las 17:00 PM. Teniendo espacios de sensibilización con respecto a las tecnologías de la información.
OBJETIVOS DEL EVENTO
Brindar espacios de diálogo y sensibilización sobre el uso de las tecnologías de la información
Comercializar productos y servicios de índole tecnológico con características “Industria 4.0” encaminadas al desarrollo de nuevas tecnologías sostenibles y amigables con el medio ambiente. Este grupo está comprendido entre artefactos como la robótica y los drones de diferente tipo, según los existentes y nuevas invenciones.
Brindar espacios de alta calidad, donde se brinde una imagen local y departamental propicia para el mejoramiento de las relaciones públicas comerciales a nivel local e internacional.
Poder desarrollar “Sinergia” con organizaciones de índole tecnológica y de servicios para la construcción de espacios, artefactos y disciplinas del conocimiento que ayuden al mejoramiento de infraestructura y medio ambiente.
PERFIL DEL CLIENTE
El cliente debe ser:
Organizaciones tecnológicas públicas y privadas
Instituciones de desarrollo sostenible
Institutos de investigación tecnológica y de sostenibilidad
Departamentos de desarrollo de disciplinas encaminadas al desarrollo tecnológico sostenible. Amigable con el medio ambiente.
FECHA DE REALIZACIÓN DEL EVENTO:
El evento tendrá lugar en la primera semana de septiembre comprendida entre el primero y ocho del mes ya mencionado con anterioridad.
SEDE DEL EVENTO: Ciudad y Locación
El evento será en la ciudad Sede de Medellín, en la Institución Universitaria Pascual Bravo con dirección Cl. 73 ## 73a-226 ubicada al Norte de la ciudad.
PROPUESTA TÉCNICA
Presentación técnica de la Empresa:
Institución Universitaria Pascual Bravo
Somos una Institución Universitaria de carácter público, comprometida con la formación e investigación tecnológica, orientada a la excelencia académica, que propicia el desarrollo integral, ético y creativo de las personas, con pertinencia social, de tradición y estrecha relación con el sector empresarial, una organización que aprende y asume retos permanentes para la transformación de vidas y territorios desde el conocimiento y para el desarrollo sostenible, relacionada nacional e internacionalmente, que contribuye a la construcción de sociedad con inclusión y equidad.
La Institución Universitaria Pascual Bravo es un establecimiento público con Personería Jurídica, administrativa, patrimonio independiente y su especialidad es prestar el servicio público de educación superior en la modalidad tecnológica.
En el año de 1935, La Asamblea de Antioquia por medio de la Ordenanza número 037 crea la “Escuela de Artes y Oficios” anexa a la Universidad de Antioquia, cambiando luego su nombre por el de “Escuela de Artes y Oficios Pascual Bravo”, en honor al héroe antioqueño.Como entidad estatal descentralizada surgió en el año 1982 con la expedición de la Ley 52 de ese año.
Está adscrita al Ministerio de Educación Nacional y toda su actividad administrativa se inspira en el principio de legalidad.
Las normas que en la actualidad regulan su actuación son:
La Constitución Política, en lo atinente a la administración pública y al servicio público de la educación
La Ley 30 de 1992, por la cual se reorganizó el servicio público de la educación y sus Decretos reglamentarios
La Ley 80 de 1993 Estatuto de Contratación de la Administración Pública
La Ley 87 de 1993 reguladora del Sistema de Control Interno
La Ley 136 de 1994 relativa a las inhabilidades de los Concejales y Diputados
La Ley 190 de 1995 Estatuto Anticorrupción
La Ley 200 de 1995 Código Disciplinario único
La Ley 443 de 1998 reguladora de la Carrera Administrativa
La Ley 489 de 1998 por la cual se modernizó el Estado
Ley 749 de 2002, sobre la educación técnica y tecnológica
HISTORIA DE LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA PASCUAL BRAVO
En 1930 surge la necesidad de empezar a formar personal calificado, con un aprendizaje que pudiera ayudar a mejorar el nivel de vida de las familias. El desarrollo de la industria naciente era ya una preocupación para las autoridades locales de dirigir entonces un aprendizaje hacia un oficio que permitiera al obrero, vincularse al proceso productivo.
En el año 1933 surge la idea de conformar una escuela de artes y oficios que le permitiera a las personas como vendedores y amas de casa desempeñarse en otro tipo de actividades, ya que la demanda de la industria exigía trabajadores especializados.
Los oficios como la sastrería, la zapatería, albañilería y la carpintería eran desarrollados desde el hogar, de ahí que la formación profesional que venía imponiéndose desde finales del siglo XIX exigiera una preparación de profesionales técnicos (1930 Melitón Rodríguez).
La creación de la Escuela de Artes y Oficios requirió inversión monetaria para su funcionamiento, ya que no se contaba con las instalaciones adecuadas: talleres, aulas de clase, maquinaria y herramientas.
Por disposición de la Honorable Asamblea Departamental, mediante Ordenanza No. 37 del 24 de julio de 1935, fue creada la escuela de Artes y Oficios como secciones de la Universidad de Antioquia.
La Asamblea Departamental de Antioquia, por Ordenanza No. 56 del 4 de julio de 1938 cambió su nombre por “Escuela de Artes y Oficios Pascual Bravo”, en honor al héroe antioqueño, uno de los más jóvenes y epónimos gobernantes que se registran en nuestra historia. Un año más tarde, mediante Decreto 2350, el Ministerio de Educación Nacional recibe esta Institución de la Universidad de Antioquia.
CONTRATACIÓN DE GRUPOS DE GESTIÓN Y DESARROLLO DEL EVENTO
Los grupos de trabajo designados para esta gran Sexta Feria de robótica y drones de la Institución Universitaria Pascual Bravo se dividirán de la siguiente manera:
Trabajadores de campo
Que son todos aquellos encargados de actividades tales como:
Atención de la entrada a las instalaciones
Proporcionar información básica a los visitantes y las organizaciones invitadas
Proporcionar ayuda a los vendedores internos
Trabajar en la configuración del evento y la gestión de su desarrollo
Gestionar el orden de las instalaciones y su control de la limpieza
Seguridad
Vendedores
Marketing
Logística y planificación
Alimentación
Grupo complementario de guías turísticos
Grupo complementario de traductores para los países visitantes cuya lengua nativa sea diferente al español
DISPONIBILIDAD Y CAPACIDAD DE LOCACIONES
El sector donde está ubicada la Institución Universitaria Pascual Bravo, cuenta con residencias aledañas para todo tipo de públicos. Normalmente estas locaciones y departamentos, se encuentran disponibles para todos estos eventos y ferias a nivel nacional e internacional, cuyo anfitrión sea el Pascual Bravo.
Cuenta con un excelente nivel de seguridad para todo tipo de visitantes. Esto no solo es evidente dentro de las instalaciones de la Institución Universitaria, sino también por fuera.
Brindando una mejor calidad de servicio a los visitantes de cualquier parte del mundo y locales.
Cuenta con las condiciones apropiadas de conectividad, localización, medios de transporte y comercio para disfrutar las mejores actividades que están preparadas para dicho evento, y para futuros eventos, de igual manera cuenta con parqueaderos de automóviles de motocicletas para los visitantes locales.
De igual forma como anexo; cuenta con todas las señalizaciones de zonas peligrosas, restringidas, de libre acceso y de vías de evacuación de fácil acceso para todo tipo de visitantes, sea que cuente con condiciones especiales de movilidad o no. Siguiendo de igual manera la Institución con protocolos de evacuación ante cualquier eventualidad que se presente en dicho evento.
Contará la institución Universitaria con un área comercial donde se ofrezca alimentación variada para los diferentes tipos de actividades y culturas.
Se tendrá acceso de igual forma, a equipos de sonido, pantallas LED para información general sobre el evento en diferentes puntos de las instalaciones de la institución y cualquier equipo ya sea audiovisual o de sonido para facilitar la gestión de las actividades y culminar el cronograma de forma exitosa.
Entonces de este mismo modo, para el tema central de la feria que es encaminado a la exposición de tecnología robótica y drones, se disponen en todas las instalaciones, celdas de ponentes que buscan vender sus artefactos tecnológicos y ofrecer sus mejores servicios.
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO EN LA GESTIÓN
DE GRANDES EVENTOS DEPORTIVOS
SECCIONES EN QUE SE DIVIDE EL DOCUMENTO
Las secciones en las cuales se divide el documento “Factores críticos de éxito en la Gestión de Grandes Eventos Deportivos” son cinco, y son las siguientes:
MARCO CONCEPTUAL
METODOLOGÍA
RESULTADOS
DISCUSIONES
CONCLUSIONES
CUATRO FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO (FCE) DE ROFNER.
Objetivos
Lo primero que se debe abordar en el primer factor crítico de éxito, son los stakeholders, pues sobre estos estará radicado el éxito del evento. Al finalizar un evento, se espera generar un impacto bien sea a corto o largo plazo, y es el de generar un mayor flujo de relaciones comerciales nacionales e internacionales, aumentar el turismo y generar reputación no solo a la locación donde se desarrollará el evento, sino a nivel de país.
Conceptos
Ahora bien, en este segundo factor es indispensable saber qué se quiere lograr. Si lo que se quiere lograr es vender un producto, ofrecer un servicio, exponer un plan de trabajo, una idea de negocio, vender un proyecto. Lo mencionado anteriormente, son descripciones breves de las categorías de los eventos. Es por eso importante definir en la etapa temprana cuál será el enfoque que tendrá el evento
Planeación e implementación
Es la fase, donde se logra entonces, ejecutar el plan de trabajo una vez haya sido planeado por completo. Donde se verán materializados todos los planes, gestión y logística que estaban planificados para apoyar el evento y es la fase que finalmente, según su resultado final, repercutirá directamente sobre las relaciones públicas, las relaciones comerciales y el turismo e imagen del país a largo plazo.
Evaluación
Es la fase final. Donde se ponen sobre la mesa todos los resultados obtenidos y se evalúa cuáles fueron los objetivos alcanzados. Y de esta misma manera, cuáles son las oportunidades de mejora a largo plazo.
Desde el punto de vista de los Stakeholders, reciben grandes beneficios, tales como:
Mejoramiento de las relaciones públicas a nivel local e internacional
Crecimiento en la economía por los aportes hechos en un evento específico
Mejor imágen del país, visibilización
Crecimiento en el turismo
Mejoramiento de infraestructura en el lugar de impacto directo de un evento, cualquiera que sea.
Crecimiento en las relaciones comerciales con el extranjero
Gráfica del proceso administrativo descrito
-El escritor Mauricio Hernández Londoño mencionó en su escrito, sobre el nombramiento de un gerente capacitado, destinar tiempo para definir el proyecto adecuadamente, correcta planeación de las actividades del proyecto, asegurar flujos de información adecuados, cambiar las actividades para adaptarse a los cambios dinámicos, alinear los objetivos de los empleados con el desempeño y recompensas y comenzar de nuevo cuando se han encontrado errores, resaltan la importancia de la planeación a largo plazo e identifican como FCE la educación a la organización en términos de gestión del riesgo, madurez de la organización para asumir riesgos propios, administrar un plan de gestión del riesgo, tener el proyecto al menos con 3 años de antelación. Sobre el presupuesto puntualizan: realizar cambios sólo mediante un proceso de control, mantener la integridad de la línea de base, mantener un portafolio y programa que administre las prácticas con la estrategia empresarial y los objetivos del proyecto, alinear el desempeño del proyecto con las decisiones, Los Factores Críticos de Éxito que podrían gestionar las organizaciones deportivas
encargadas de un Gran Evento Deportivo se basan en cuatro grandes factores: La Gestión
del Proceso Administrativo, La Gestión de los Stakeholders, La Gestión del Deporte para el
Desarrollo y la Gestión de los Riesgos.
GLOSARIO
Acronimo:Un acrónimo en lingüística moderna puede ser una sigla que se pronuncia como una palabra ―y que por el uso acaba por incorporarse al léxico habitual en la mayoría de casos, como láser (o radar (radio detection o también puede ser un vocablo formado al unir parte de dos ―o a veces más― palabras.
Contraste: Al latín hay que acudir para poder encontrar el origen etimológico del término contraste. En concreto, podemos determinar que procede ese vocablo de la suma de dos partes diferenciadas: el prefijo con-, que puede traducirse como “junto”, y el verbo stare, que es equivalente a “poner de pie”.
Candidatizarse: Candidatizarse: Proponer a alguien como candidato. Será candidatizado para las próximas elecciones. Decidió candidatizarse A/PARA el Congreso.
Candidato: El término candidato se refiere al que aspira a algún puesto, grado, empleo, etc.
Se deriva de la costumbre que observaban en Roma los que pretendían obtener los cargos de la república, los cuales se presentaban en las asambleas y reuniones públicas vestidos con una túnica blanca, cándida, muy lucida con objeto de llamar más la atención
Codificación: Es el acto y el resultado de codificar. Este verbo, por su parte, puede aludir a modificar la expresión de un mensaje o registrar algo a través de las reglas de un código. También puede referirse a la formación de un cuerpo de leyes que se constituye como un sistema.
Cualitativo: cualitativo es aquello que está relacionado con la cualidad o con la calidad de algo, es decir, con el modo de ser o con las propiedades de un objeto, un individuo, una entidad o un estado.
Descrito: Explicar, definir o representar con detalle las cualidades, características o circunstancias de algo o de alguien:
describir un paisaje.
Trazar un recorrido el cuerpo que se mueve en una figura imaginaria:
La Luna describe una trayectoria elíptica.
Entrelazados: Enlazar, unir una cosa con otra cruzando sus partes:
entrelazaron sus manos.
Exploratorio: Se entiende por exploratorio lo que se emplea, sirve o que es adecuado para explorar, indagar, buscar, inspeccionar, reconocer, rastrear, inquirir o reconocer una cosa o lugar y también como fin diagnóstico y en el ámbito de la medicina, para comprobar alguna enfermedad.
Empírica: Empírico es un adjetivo que señala que algo está basado en la práctica, experiencia y en la observación de los hechos. La palabra empírico viene del griego “empeirikos”, que significa “experimentado".
Fragmentar: Fraccionar, dividir en partes, fragmentar, reducir a pedazos
Inflación: La inflación, en economía, es el aumento generalizado y sostenido de los precios de los bienes y servicios existentes en el mercado durante un período de tiempo, generalmente un año. Cuando el nivel general de precios sube, con cada unidad de moneda se adquieren menos bienes y servicios. Es decir, que la inflación refleja la disminución del poder adquisitivo de la moneda: una pérdida del valor real del medio interno de intercambio y unidad de medida de una economía. Una medida frecuente de la inflación es el índice de precios, que corresponde al porcentaje anualizado de la variación general de precios en el tiempo (el más común es el índice de precios al consumidor).
Inminente: es un término con origen en el vocablo latino immĭnens que, a su vez, produce de imminēre (“amenazar”). En concreto, podemos determinar que es una palabra que se encuentra conformada por tres elementos latinos:
• El prefijo “in-“, que se usa para indicar que algo está adentro o que entra.
• El verbo “minare”, que puede traducirse como “amenazar”.
• El sufijo “-nte”, que viene a emplearse como sinónimo de “agente”.
Inadecuado: Se entiende por inadecuado que no es adecuado, apropiado, oportuno, conveniente, apto, lógico, calificado y aprobado a las circunstancias del momento, no se acomoda o adapta para una determinada finalidad, uso o acción, también puede ser considerado como desagradable o no se debe hacer y obrar.
Incertidumbre: Se refiere a anomalías epistémicas que implican información imperfecta o desconocida. Se aplica a las predicciones de eventos futuros, a las mediciones físicas que ya se han realizado o a lo desconocido. La incertidumbre surge en entornos parcialmente observables y / o estocásticos, así como debido a la ignorancia, la indolencia o ambas.
Oportunismo: Actitud de la persona que, generalmente en sociedad, se acomoda a las circunstancias para obtener provecho, subordinado, incluso, a sus propios principios.
"la opinión pública le acusa de oportunismo político imperdonable al proteger con el silencio al presidente"
Percibidos: Recibir una persona o un animal las impresiones exteriores por los sentidos no puede percibir los sonidos; los perros no perciben los colores
Postindustrial: Posterior a la primera etapa de desarrollo industrial, en la que simplemente se abandonan las actividades artesanales y se comienza la producción en masa.
REFERENCIAS
https://www.wordreference.com/definicion/entrelazar
https://definicion.de/contraste/
https://es.m.wikipedia.org/wiki/Incertidumbre
https://dle.rae.es/posindustrial
https://www.wordreference.com/definicion/fragmentar
https://pascualbravo.edu.co/acerca-del-pascual/historia/
Comentarios
Publicar un comentario