ORGANIZACIÓN

La organización responde preguntas relacionadas con el  ¿Qué? y ¿Con quién?

Esta se refiere a una estructura intencional formalizada de funciones o puestos.

1. La identificación y la clasificación de las actividades requeridas.

2. El agrupamiento de las actividades necesarias para el logro de los objetivos.

3. La asignación de cada agrupamiento a un administrador con la autoridad (delegación)necesaria para supervisarlo.

4. La disposición de una coordinación horizontal (en el mismo nivel organizacional o en un nivel organizacional similar) y vertical (por ejemplo, a nivel de oficina corporativa, división y departamento) en la estructura de la organización.

Organigramas: Representación gráfica de la estructura de una empresa o una institución.

Definición

¿Qué es una organización?

Una organización es un sistema social formado por un grupo de personas enfocadas en un objetivo en común a lograr dentro de un tiempo, espacio y cultura determinada. En toda organización se plantean normas, metas y ejes que ayudan a lograr la misión.

Existen características que diferencian a las organizaciones entre sí: como el tamaño, el área de influencia, el uso de recursos económicos, humanos, tecnológicos, naturales, entre muchas otras. La misión a cumplir puede generar ganancias o no (este último es el caso de las ONG).

Los miembros de una organización se suelen ordenar jerárquicamente, estableciendo normas y reglas. Una organización solo puede funcionar si entre las personas que la componen existe la comunicación y la intención de actuar coordinadamente hacia las metas u objetivos a cumplir.

Las diferentes organizaciones generan trabajo y una cultura propia, a través de sus símbolos, imágenes y normas.

Componentes de una organización

Existen ciertos elementos que conforman la mayoría de las organizaciones, estos suelen ser:

Un fin. Objetivo o propósito a cumplir por el que nace la organización. Debe estar claramente delimitado y ser conocido por todos los miembros de la organización. Por ejemplo: Producir calzado de seguridad.

Miembros. Individuos que se reparten las actividades o trabajos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos. Por ejemplo: Los directivos y empleados de una fábrica de calzado.

Un grupo de tareas. Actividades que llevan adelante los miembros de la organización para el cumplimiento de objetivos. Por ejemplo: La división de tareas dentro de la fábrica para la confección del calzado.

Recursos. Instrumentos o bienes necesarios para llevar adelante el objetivo de la organización. Por ejemplo: La inversión y la maquinaria necesaria para la fabricación del calzado.

Normas. Instrucciones, reglas y consignas que guían el actuar de los miembros de la institución. Por ejemplo: Las normas de seguridad a la hora de manipular la maquinaria dentro de la fábrica.

Diagrama de flujo o flujograma: Herramienta utilizada para representar la secuencia de las actividades en un proceso. Para ello, muestra el comienzo del proceso, los puntos de decisión y el final del mismo. 

Mapa de procesos: Representa, a manera de inventario  gráfico, los procesos de una organización en forma interrelacionada recoge la interrelación de todos los procesos que realiza una organización.

División organizacional: Departamentos

Designa una sección, división o sucursal determinada de una organización,

sobre la cual un gerente o administrador tiene autoridad para el desempeño de actividades especificadas. 

Es la separación de una actividad compleja en componentes, con el objetivo que las personas sean responsables de un conjunto limitado de actividades y no de la actividad como un todo.

Ejemplo: división de producción,  departamento de ventas.

departamentalizacion

Es la agrupación de actividades (o tareas) con un criterio predeterminado. 

También podemos verla como la actividad de agrupar en departamentos dentro de una estructura organizacional aquellas actividades de trabajo similares y conectadas lógicamente, siguiendo un criterio determinado. 

Los criterios de departamentalización se emplean de acuerdo a las necesidades organizacionales. 

En un organigrama se pueden encontrar diferentes criterios de departamentalización.

funcional

Reúne en un departamento a todos los que realizan una actividad o varias actividades relacionadas entre sí. 

Apunta a la función del sector, por ejemplo: departamento de producción, ventas, mercadotecnica, etc.

por producto o servicio

Se agrupan actividades que hacen referencia a productos o servicios similares entre sí. 

Cada división se asemeja a un negocio por separado. Sin embargo no es una entidad independiente; es decir, el administrador de una división no puede tomar decisiones con la misma libertad que el dueño de una empresa verdaderamente separada, ya que debe reportar a su oficina central. 

Por ejemplo: departamento de zapatos, departamento de carteras, departamento de camperas, etc.

por territorio o area geografica

Se divide en sector según las áreas geográficas en las cuales trabaja. Se basa en la localización y se aplica cuando las actividades de la empresa están muy dispersas. 

Ejemplo: Departamento de Capital Federal, Departamento de Gran Buenos Aires, etc.

por cliente

Se basa en el tipo de clientela. Se divide de acuerdo con los diferentes usos que los clientes dan a los productos. 

Ejemplo: departamento de productos industriales, departamento de productos de consumo, etc.

por volumen de venta

Se divide según el volumen (cantidad) de las ventas de la organización. 

Ejemplo: departamento mayorista, departamento minorista, etc.

por segmento de mercado

Se tiene en cuenta el poder adquisitivo del cliente.

Núcleo operativo

En la base de cualquier organización se encuentran sus operarios, aquellas personas que realizan el trabajo básico relacionado directamente con la fabricación de los productos y/o de prestar los servicios que la entidad entrega a la comunidad.

Los operadores realizan cuatro funciones principales:

Aseguran los insumos para la producción.

Transforman los insumos en producción.

Distribuyen las producciones.

Proveen apoyo directo a las funciones de entrada, transformación y producción.

El núcleo operativo es el corazón de la organización, la parte que produce la producción esencial que la mantiene viva.

Staff de apoyo

Finalmente, Mintzberg agrupa en la categoría staff de apoyo, a todas las unidades que ofrecen servicios indirectos al resto de la organización: cafetería, aseo, central telefónica, relaciones públicas, asesoría legal, seguridad, etc.

En otras palabras, son unidades especializadas que proporcionan servicios indirectos a toda la organización y que se encuentran fuera de su corriente operacional.

Tecno-estructura

Está constituida por expertos dedicados a la estandarización del trabajo. Estos expertos se ubican fuera de la línea de autoridad, en funciones de staff.

A medida que la organización continua su proceso de elaboración, puede buscar más la “estandarización” para coordinar su trabajo, y aquí aparecen las asesorías o staff, que son grupos de personas fuera de la línea o jerarquía que se preocupan de estandarizar o normalizar procesos de trabajo. Sirven a la organización afectando el trabajo de otros. Están fuera de la corriente de trabajo operacional, pueden diseñarla, planearla, cambiarla o entrenar al personal para que lo haga, pero no lo hacen ellos mismos.

Los analistas de la tecnoestructura desarrollan funciones como:

Colaborar en la adaptación de la organización al medio (planeación estratégica).

Control de gestión.

Estudios del trabajo.

Planeamiento y control.

Estandarización (generación de normas, reglas y reglamentos)

Línea media

La línea media está formada por los gerentes. Se trata de mandos que se encuentran entre la alta dirección y el nivel operativo. 

Según Mintzberg, el surgimiento de la línea media genera la división del trabajo entre quienes administran el trabajo y quienes lo realizan.

Ápice estratégico

Se encuentra en el otro extremo de la organización. Aquí están aquellas personas encargadas de la responsabilidad general de la organización: el director y todos aquellos gerentes de alto nivel cuyos intereses son globales, como aquellos que les suministran apoyo directo: secretarios, asistentes, etc.

La cumbre o ápice estratégico está encargado de asegurar que la organización cumpla su misión de manera efectiva, y también que satisfaga las necesidades de aquellos que la controlan o que tienen poder sobre la organización: propietarios; oficinas gubernamentales; sindicatos, etc. 

El cumplimiento de esta misión les obliga a desarrollar las siguientes funciones:

Asignar recursos, emitir órdenes de trabajo, autorizar decisiones importantes ,resolver conflictos, diseñar y nombrar al personal de la organización, controlar el desempeño de los empleados, motivarles y recompensarles.

Administrar las condiciones fronterizas de la organización, las relaciones con el ambiente, informar a la gente influyente (accionistas), establecer contactos de alto nivel, negociar acuerdos con agentes externos y, a veces, cumplir funciones de protocolo como figuras representativas de la entidad, y desarrollar la estrategia de la organización, interpretando el ambiente y desarrollando los esquemas consistentes en corrientes de decisiones organizacionales.

1.- Logística de entrada

Aquí se incluyen funciones como recibir, almacenar y gestionar el inventario.

2.- Operaciones

Se incorporan aquí los procedimientos que la empresa lleva a cabo para convertir las materias primas en productos terminados.

3.- Logística de salida

Este componente incluye todas las actividades relacionadas a la distribución del producto final a los consumidores.

4.- Marketing y ventas

Incluye las estrategias necesarias para mejorar la visibilidad y llegar de forma apropiada a los clientes (a través de la publicidad, la promoción y la fijación de precios).

5.- Servicio

El último componente comprende programas para mejorar los productos y la experiencia del público (por medio de la atención al cliente y el mantenimiento, reparación, reposición o cambio del producto).

1.- Adquisición

Esta comprende todas las actividades que la empresa realiza para obtener las materias primas.

2.- Desarrollo tecnológico

Se lleva a cabo en la etapa de investigación y desarrollo e incluyen actividades como generar las técnicas y procesos automatizados para el producto.

3.- Gestión de recursos humanos

Esto implica contratar y retener colaboradores que llevarán a cabo de forma eficiente la estrategia de la empresa. Asimismo, estos ayudarán a diseñar, comercializar y vender el producto.

4.- Infraestructura

Esto incluye los sistemas de la empresa y la composición de tus equipos de administración (como planeamiento, contabilidad, finanzas y control de calidad).